Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan untuk memberikan izin kepada pegawai atau karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa perjalanan yang dilakukan berkaitan dengan tugas resmi dan dapat digunakan sebagai acuan dalam proses administrasi dan akuntabilitas keuangan.
SPPD memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Dokumentasi Resmi: SPPD berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seorang pegawai melakukan perjalanan dinas. Ini penting untuk memastikan bahwa perjalanan yang dilakukan tidak bersifat pribadi dan berkaitan dengan tugas yang diberikan.
- Pengelolaan Anggaran: SPPD juga membantu dalam pengelolaan anggaran perjalanan dinas. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan atau instansi dapat mencatat dan mengelola pengeluaran yang terkait dengan perjalanan tersebut.
- Tanggung Jawab: Dengan menerbitkan SPPD, instansi atau perusahaan menunjukkan tanggung jawab terhadap pegawai yang ditugaskan. Hal ini mencakup perlindungan terhadap keselamatan dan kesejahteraan pegawai selama perjalanan.
Format Umum SPPD
Format SPPD umumnya mengikuti struktur yang standar, meskipun dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan. Berikut adalah format umum yang sering digunakan:
- Kop Surat: Berisi nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada.
- Nomor Surat: Nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi surat tersebut.
- Tanggal: Tanggal saat surat dibuat.
- Perihal: Judul atau perihal surat, misalnya “Surat Perintah Perjalanan Dinas”.
- Lampiran: Jika ada, bisa dicantumkan sebagai lampiran.
- Isi Surat: Berisi informasi mengenai pegawai yang melakukan perjalanan, tujuan, waktu, dan durasi perjalanan, serta keperluan perjalanan.
- Penandatanganan: Nama dan jabatan yang menandatangani surat, serta stempel resmi instansi atau perusahaan.
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Berikut adalah contoh SPPD yang dapat digunakan sebagai referensi:
KOP SURAT INSTANSI
Nomor: 123/SPPD/2024
Tanggal: 1 Januari 2024
Perihal: Surat Perintah Perjalanan Dinas
Lampiran: –
Kepada:
Yth. [Nama Pegawai]
[Jabatan]
[Departemen/Divisi]
[Alamat Pegawai]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan tugas yang diberikan kepada saudara, kami perintahkan agar saudara melakukan perjalanan dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
- Tujuan Perjalanan: [Sebutkan tujuan, misalnya “Menghadiri Rapat Koordinasi di Jakarta”]
- Waktu Pelaksanaan: [Tanggal dan waktu keberangkatan dan kepulangan, misalnya “Tanggal 5 Januari 2024 s.d. 7 Januari 2024”]
- Tempat: [Sebutkan lokasi, misalnya “Hotel XYZ, Jakarta”]
- Biaya Perjalanan: [Sebutkan tanggung jawab biaya, misalnya “Biaya perjalanan akan ditanggung oleh instansi”]
- Catatan: [Sertakan catatan tambahan jika diperlukan]
Demikian surat perintah ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui,
[Atasan Langsung]
[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Stempel Resmi]
Proses Pembuatan SPPD
Pembuatan SPPD harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh masing-masing instansi atau perusahaan. Umumnya, pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas harus mengajukan permohonan secara tertulis kepada atasan. Setelah itu, atasan akan mengevaluasi permohonan dan jika disetujui, SPPD akan diterbitkan.
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan dokumen penting dalam administrasi perjalanan dinas yang membantu memastikan kelancaran dan keabsahan perjalanan pegawai. Dengan mengikuti format dan prosedur yang benar, SPPD dapat digunakan sebagai alat yang efektif dalam pengelolaan perjalanan dinas. Semoga contoh dan penjelasan di atas bermanfaat bagi Anda dalam memahami dan menyusun SPPD dengan baik.
Silahkan Download Beberapa Contoh dibawah ini:
- surat-tugas-dan-sppd-jambi
- surat-tugas-dan-sppd-seminar-workshop
- surat-tugas-departemen-penjaminan-mutu-jsit-indonesia
Semoga bisa bermanfaat